Indice

• Iniziare con le basi: le tecniche di gestione del tempo più utili
• Gestire meglio le priorità e i team: Notion AI
  • I pro di Notion:
  • I contro di Notion:
• Tracciate le attività migliorando la gestione del tempo: Timely
  • Pro di Timely:
  • Contro di Timely:
• Pianificare gli appuntamenti con l'AI: Clockwise
  • I pro di Clockwise:
  • I contro di Clockwise:
• Conclusioni e strumento di bonus

I sistemi di intelligenza artificiale fanno ormai parte della nostra vita quotidiana, con centinaia di strumenti disponibili. Tuttavia, molti di essi non funzionano come ci si aspetta e si finisce per passare più tempo a testare e configurare più applicazioni piuttosto che a completare le attività. In questo articolo vi aiuteremo a gestire meglio il vostro tempo presentandovi alcuni dei migliori strumenti di intelligenza artificiale per la gestione del tempo.

Iniziare con le basi: le tecniche di gestione del tempo più utili

Prima di parlare degli strumenti, è essenziale conoscere alcune delle più efficaci tecniche di base per la produttività e la gestione del tempo. Gli strumenti di intelligenza artificiale possono aiutare a migliorare la gestione, ma non possono fare tutto da soli. Il primo passo consiste nel fissare obiettivi e scadenze chiare fin dall'inizio. Non iniziare con operazioni specifiche. Visualizzare il problema dall'alto renderà più facile districarsi.

Il secondo passo consiste nel gestire le priorità secondo la matrice di Eisenhower in base all'urgenza e alla rilevanza delle attività e nel fare sempre una lista di cose da fare per non perdere nulla e non dover rincorrere le emergenze dell'ultimo minuto.

Il terzo passo è difficile ma essenziale: imparare a lavorare con concentrazione. Non è tanto importante quanto si lavora, ma come si lavora. Riuscire a mantenere alta la concentrazione per un lungo periodo è diventato quasi un superpotere nell'era digitale piena di stimoli e divertimenti a portata di mano. Utilizzate, ad esempio, la famosa tecnica del Pomodoro per allenarvi a lavorare meglio. La vostra vita privata e il vostro datore di lavoro vi ringrazieranno.

Gestire meglio le priorità e i team: Notion AI

Il primo strumento che suggeriamo è forse il più ovvio e popolare: Notion. Notion è uno dei migliori programmi di gestione freemium disponibili sul mercato e uno dei più utilizzati e apprezzati dagli utenti. È un'applicazione per la produttività e la gestione dei progetti che offre un'ampia gamma di funzioni per aiutare gli utenti a organizzare le proprie attività, prendere appunti, collaborare con i colleghi e gestire i progetti in modo efficiente.

Notion consente di creare e organizzare note, attività, documenti e altro ancora in un unico luogo, offrendo un'ampia gamma di modelli personalizzabili creati dagli utenti per soddisfare le specificità di singoli e team. Grazie alla sua interfaccia utente intuitiva e personalizzabile, Notion consente di creare pagine e organizzare le informazioni in modi diversi, come tabelle, elenchi, calendari e altro ancora.

Inoltre, Notion, attraverso il plugin NotionAI, offre la possibilità di aggiungere funzionalità di IA che consentono di avere un vero e proprio assistente virtuale che può aiutare a scrivere testi e post di blog, fare brainstorming e soprattutto gestire e dare priorità alle attività.

I pro di Notion:

•  An intuitive and customizable user interface: allowing you to create pages and organize information in different ways, such as tables, lists, calendars, and more.
•  Collaborazione in tempo reale:consente agli utenti di condividere pagine e documenti, lasciare commenti e collaborare a progetti
• Grande supporto della community:ci sono molti video tutorial, guide e canali tematici che trattano la produttività con Notion.

I contro di Notion:

•  Anche se intuitivo per i nuovi utenti, Notion può essere difficile da comprendere in alcune delle sue funzionalità più importanti. È necessario dedicare un po' di tempo all'inizio per capire bene la logica di funzionamento.
•  La versione gratuita ha funzionalità limitate (l'aggiunta dell'assistente AI, ad esempio, costa 7,50€/mese)

Per quanto riguarda i prezzi, Notion offre un piano gratuito con funzioni limitate. Il piano Team costa €8 al mese per utente e offre funzionalità avanzate per i team, mentre la versione business costa €14/mese. Infine, il piano Enterprise ha un prezzo personalizzato e offre funzionalità avanzate per le grandi organizzazioni.

Tracciate le attività migliorando la gestione del tempo: Timely

Il secondo strumento che consigliamo è Timely. Timely è un software di tracciamento del tempo alimentato dall'intelligenza artificiale che automatizza la gestione del tempo. tracciamento del tempo dedicato alle attività. Con questo strumento è possibile registrare automaticamente tutto il tempo trascorso in varie applicazioni web e desktop, senza alcuno sforzo. Questo include il tempo trascorso in documenti, riunioni, e-mail, siti web e persino videochiamate, ottenendo un registro giornaliero accurato delle vostre attività.

Timely integra funzioni di gestione dei progetti che consentono di gestire il team, monitorare le risorse aziendali, gestire l'avanzamento dei progetti, assegnare compiti ed eseguire altre attività di pianificazione. Questo vi permette di supervisionare e coordinare efficacemente tutti gli aspetti dei vostri progetti all'interno di un'unica piattaforma.

Pro di Timely:

• Integrazione con un'ampia gamma di applicazioni di terze parti
• L'implementazione dell'AI riduce la probabilità di errori e migliora l'efficienza.
•  Interfaccia intuitiva

Contro di Timely:

• Nessuna versione gratuita
• Prezzi elevati

Timely non offre una versione gratuita del suo software. Il prezzo per i piccoli team e i freelance parte da $11 per utente al mese, mentre la versione premium ha un prezzo di $20 per utente al mese. Per coloro che richiedono funzionalità illimitate, il costo è di $28 per utente al mese. Tuttavia, Timely offre sconti ai clienti che scelgono di abbonarsi al servizio annuale invece che al piano mensile.

Pianificare gli appuntamenti con l'AI: Clockwise

L'ultimo strumento che consigliamo è Clockwise. Clockwise è un'applicazione di gestione del tempo che utilizza l'intelligenza artificiale per ottimizzare la programmazione delle riunioni, offrendo fasce orarie libere nel proprio calendario. L'applicazione si integra con il calendario dell'utente e utilizza algoritmi di intelligenza artificiale per analizzare le abitudini lavorative, suggerendo orari e riunioni appropriati.

Clockwise offre un'ampia gamma di funzionalità, tra cui la possibilità di creare blocchi di tempo libero nel calendario, spostare automaticamente le riunioni per evitare conflitti di programmazione, sincronizzare le informazioni di contatto e le preferenze di pianificazione. Inoltre, Clockwise offre funzioni di collaborazione, come la possibilità di condividere la disponibilità con i membri del team e di pianificare riunioni di gruppo. Lo strumento si integra anche con diverse applicazioni di terze parti, come Google Calendar, Microsoft Outlook, Slack e molte altre, semplificando ulteriormente il processo di pianificazione.

I pro di Clockwise:

•  Utilizza l'intelligenza artificiale per ottimizzare la programmazione delle riunioni e creare fasce orarie libere nel calendario dell'utente
•  Offre funzioni di collaborazione per la pianificazione di riunioni di gruppo
• Si integra con un'ampia gamma di applicazioni di terze parti

I contro di Clockwise:

•  Mancanza di funzionalità integrate di gestione dei progetti
•  Non è possibile personalizzare completamente le impostazioni di pianificazione

La versione gratuita di Clockwise offre buoni strumenti, ma è possibile effettuare l'upgrade alle versioni Teams e Business rispettivamente a 6,75$ e 11,50$ al mese.

Conclusioni e strumento di bonus

Imparare a gestire meglio il tempo è una delle soft skill più richieste nel mercato del lavoro e una delle competenze che meglio aiutano a gestire l'equilibrio tra lavoro e vita privata, e con l'aiuto dell'IA è sempre più facile applicare il motto “work smartly not hardly”.

Prima di lasciarvi, l'ultimo strumento che vi consigliamo vi aiuta a ottimizzare il tempo più che a gestirlo. Endel è un'applicazione che utilizza l'intelligenza artificiale per generare musica personalizzata per aiutarvi a concentrarvi o a rilassarvi nei momenti di stress. L'applicazione utilizza algoritmi di apprendimento automatico per analizzare le abitudini, i livelli di stress e le preferenze musicali dell'utente, generando suoni personalizzati che migliorano il benessere mentale e fisico. 

Ricordate che l'AI è un potente alleato, vi restituisce il tempo e vi aiuta a godervi il vostro lavoro.